第一章  总 则

第一条为加强学校公文管理，规范学校各单位、各部门公文处理，提高公文质量和工作效率，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号文件），结合本院实际，制定本办法。

第二条 学校公文是传达指令、请示和答复问题、指导或者商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。认真做好公文处理工作，是加强领导、规范管理、提高工作质量和效率的重要环节之一。学校各单位必须高度重视并认真做好公文处理工作。

第三条本办法适用于全校各单位、各部门的公文处理工作。各单位和部门领导必须加强对公文处理工作的领导，严格遵守办文规定和程序，充分利用现代办公手段，逐步实行网上办文，促进公文处理规范化、制度化和科学化。

第四条学校对公文实行统一管理。学校办公室是本校行政公文处理的管理机构，主管并指导全校行政公文处理工作。党委办公室是学校党务工作文件的主管部门，负责全校党务文件的处理工作。学校董事会秘书处是董事会文件的管理部门，负责学校董事会文件的处理工作。全校各单位应配备相对稳定的专职或兼职公文管理人员（名单须报学校办公室备案），负责本单位日常公文的处理工作。

第五条公文处理应坚持真实、准确、及时、安全的办文原则，各级领导应经常督促公文管理人员准确进行公文登记、运转、催办、立卷和归档。公文处理必须严格遵守保密制度，对尚未公布的文件不得上网或向外传播。

第二章  公文种类

第六条学校内部使用公文的主要种类有：

1．决定：适用于重要事项或者重大行动做出的安排，奖惩有关单位或人员，成立、变更或者撤消校属单位或部门，纠正重大不适当行为等事项。

2．通告：适用于公布校内各有关方面应当遵守或者周知的事项。

3．通知：适用于批转学校职能部门的公文，转发上级机关或不相隶属单位的公文，传达要求校属各单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。

4．通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

5．议案：适用于学校提请董事会、党代表大会、校长办公会议、教职工代表大会审议的事项等。

6．报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，或答复上级机关询问等。

7．请示：适用于向上级机关或领导请求批示、批准某事项等。

8．批复：适用于答复所属单位、部门或人员的请示事项等。

9．意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法，或者对重大事件表明态度等。

10．函：适用于不相隶属机关或者单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

11．会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项等。

12．总结：对某项工作、活动、会议或一段时期的工作进行调查、分析和研究，从中找出经验和教训所形成的文件。

13．计划、要点：对即将开展的某项工作预先提出目的、要求、任务、指标、措施和完成期限的文件。

第三章  公文格式

第七条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、文件标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等部分组成。

第八条秘密等级和保密期限。凡涉及国家、地方和学校秘密的公文，应当在公文上标明秘密等级和保密期限。秘密等级分为绝密、机密、秘密，三个等级。保密等级确定后，须同时规定保密期限。保密公文的标注格式是在公文首页的右上角第一行注明“秘密等级★保密期限”。

凡未标注秘密等级和保密期限的，一律按普通公文处理。

第九条 紧急程度。公文应当根据紧急程度在公文首页右上角的第二行分别标明"特急"、"急件"。凡不注明紧急程度的，一律按普通公文处理。

第十条 发文字号。由发文机关代字、年份和序号组成。

我校校级公文发文代字为校董、校党、校发，分别代表学校董事会、学校党委、学校行政，以及学校党委和学校行政联合发文；代表学校对某一方面工作的专门行文，分别使用校教、校学、校人、校宣、校财、校外事、校招生、校就业、校资产、校保卫、校后勤等代字。学校学科评定委员会发文代字为校学委，学校工会发文代字为校工会；学校团委发文代字为校团，学校办公室发文代字为校办发。联合行文，只用主办机关的发文字号。校级行政公文编号归口学校办公室统一管理。校内各单位自行发文的字号不得以“校”字起首。

发文字号中的年份、序号用阿拉伯数码标识，年份用全称，用六角扩号〔 〕括入；序号不编虚位（即1号不编为001号），不加“第”字。

第十一条签发人。对上行文，应当在发文字号右侧注明签发人姓名。其中，请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

第十二条标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。下发校内行政规章用“发布”；下发本校其它公文用“印发”；转发隶属单位的公文用“批转”；转发上级、同级或不相隶属单位的公文用“转发”。批转、转发公文只将事由写清楚，不必照抄原标题。

第十三条公文主送单位。指公文的主要受理单位，标注时应当使用全称或者规范化简称、统称。

第十四条 公文附件。公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。

第十五条 发文机关标识与印章。对外发文的首页一律使用冠以"文华学院"字样的红头正式公文纸。除会议纪要外，向学校外发出和留作存档的公文应当加盖发文单位印章。

第十六条公文日期。成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。

第十七条公文主题词。编发校级公文应当标注主题词。对上行文，应当按照上级机关的要求标注主题词。

第十八条公文抄送机关。指除主送机关以外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范简称、统称。抄送机关名称应置于印发日期的上方。

第十九条公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》的标准执行。为便于公文立卷存档，本校公文一律使用GB/T 148中规定的A4型（210mm×297mm）纸张印制，纸张定量为60g/m²—80g/m²的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，ph值为7.5—9.5。公文一律在左侧装订，装订时不要压住文字，也不能只订一颗装订钉。

第二十条本校公文的字体和字号统一规定如下：

1．公文大标题使用二号或小二号加粗宋体字，小标题和主题词的词目使用三号或小三号加粗宋体字。

2．保密等级、保密期限、紧急程度、“主题词”和各种标记字符或其它重点标注字，使用三号或小三号黑体字。

3．发文字号、主送机关、正文、附件、成文时间、附注、抄送机关、印发说明等一律采用三号或小三号仿宋体字。

4．公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩写语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。计量单位须使用国家法定计量单位。

第四章  公文关系

第二十一条 学校及学校各单位的行文应根据机构设置的职权范围和各自隶属关系确定。

1．学校董事会、党政职能部门和学部、直属单位可以对上或对下行文，也可以同其他有关单位和校校之间互相行文。以中共文华学院委员会或文华学院字号行文，必须是关系全局性的，重要的、方针政策性问题的决定，通知等，或者是对上级机关呈送的重要公文。

2．各职能部门以学校名义行文，或者与有关部门联合行文，须经学校办公室审核并按规定程序办理。以学校l名义行文必须是向上级有关部门请示或者报告学校某一方面的重要工作，或者与有关单位商洽的事项。其他校内一般性行文，用学校办公室名义转发。

3. 文件须精简。凡在本单位或本部门职责范围可以直接处理的事情，一般不行文；凡能面谈或用电话、便函及其他方式处理的事情，亦不得行文；凡能以部门名义行文的不得以学校名义发文；党政部门名义行文一律使用“中共文华学院委员会”或者“文华学院”函件版头。各学部和各直属单位不得以自己的名义发红头文件，确需行文时可用“文华学院”函件版头。

4．各基层单位原则上不得越级请示或报告工作，因特殊情况，必须越级的，应同时抄送越过的上级或主管部门。

第五章  公文处理

第二十二条公文一般应按规定程序处理。公文处理包括收文和发文。收文一般包括收进、登记、拟办、签批、承办、督办、立卷、归档等程序；发文一般包括拟稿、会签、核稿、拟办、签发、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档等程序。

第二十三条公文处理要迅速。收发文件要及时，急件要随办随退，做到当天文件当天办理。代表学校外出参加会议带回的上级文件以及各职能部门直接收到的上级来文，应及时交学校办公室按收文程序处理。对于有指定期限上报的文件，各单位应按上报内容和要求提前做好准备，在规定的时间内办理，尽量避免临时报呈学校领导阅批的情况。学校机关各部门对于校内各单位上报的和学校办公室签转的公文要及时处理，一般公文不得超过5个工作日，急件不得超过3个工作日，特急件应在当天办理。对于呈送学校领导批示或者交有关部门办理的公文，学校办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，防止漏办或延误。

第二十四条 公文草拟要规范。凡全校性重要文稿，应由牵头部门拟稿，相关部门会签，学校办公室审核；各项业务工作的文稿，由主办部门拟稿。文稿第一页必须使用文华学院文件拟稿签（校内请示、报告首页必须使用呈阅单）；草拟的公文尽量为打印件，文稿应整洁，条理清楚，材料准确，文字简明。对不符合要求的文稿，学校办公室应退回拟稿单位，责成其修改或重写。

第二十五条 公文办理要符合程序。各单位和有关部门以学校名义起草的公文以及向学校呈送的请示、报告，一般须经单位或部门党政主要负责人审核并签署意见，对涉及其他部门业务范围的公文，还应送有关部门会签后，方可送学校办公室；学校办公室收文人员根据来文机关及内容、性质，编号登记后，由学校办公室主任提出拟办意见，并呈送学校有关领导审批或审阅，或者交有关部门办理。对不按程序处理的公文，学校办公室可不予办理；对未经学校办公室办理的公文，学校领导可不予阅批。

第二十六条 切实把好公文质量关。学校办公室要认真审核是否必须行文，文件政策界限是否明确，内容与上级和学校已发文件是否一致，与其他有关单位的协调有无矛盾，以及呈批手续是否齐全，文种使用和文字表述是否准确、规范，文件格式是否正确等，并决定使用何种发文代字，以保证文件的准确性、严肃性和权威性。

第二十七条公文缮印、校对和发文。以学校名义编号发出的公文，由学校办公室登记编号后交文印室付印。公文校对要准确无误，校董、校党、校发字公文，第一次校对工作由文件拟稿者负责，并在拟稿签上签名，第二次校工作由学校办公室负责，校对者签名后方可正式缮印，并由学校办公室负责发文。其他以学校名义或以部门名义发文，其校对及发放由拟稿单位负责。文件底稿由主办单位保存。

第二十八条保密公文应编号对位登记印发，各单位应指定专人负责保密文件签收，并采取严格的保密措施管理。保密公文的传达范围应严格按照发文机关的要求执行，不得自行扩大传达范围。各单位应按规定对保密公文及时进行清理、清退和销毁，并定期向主管机关报告保密公文管理情况。

第二十九条 一般校内请示、报告经校领导签批后，由学校办公室负责将其返回主管部门或原请示、报告单位保存，以便按批示执行。主管部门接到返回的公文后，应及时办理并向审批人报告办理结果。对于不宜由本部门办理的事项,应及时向学校办公室说明理由，由学校办公室或者分管校领导负责协调处理。

第三十条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主管部门负责人应当主动与有关部门协商；如有分歧，应提请分管校领导出面协调；经协商仍解决不了的重大问题，应提交校长办公会议议定。

第三十一条 各职能部门自行发文，应由发文单位自行负责公文处理，并将所发公文（一式二份）交学校办公室备案。

第六章  公文审批

第三十二条对于一般报告性公文，领导签阅表示“已阅知”。对于有具体请示事项的公文，领导签阅视作“同意”。

第三十三条 以中共文华学院委员会名义发布的（校党字）公文，应由学校党委书记或者委托其副书记签发；以文华学院名义发布的（校发字）公文，应该由校长、常务副校长或者委托其他副校长签发；以学校“校教、校学、校人”等代字发文和以学校名义对外单位发出的函件，由分管校领导签发；学校办公室发文，由办公室主任签发。

第三十四条学校各单位、部门报送学校审批的公文，由其主要负责人签发。各类请示、报告要送学校办公室，由学校办公室分别按领导分工呈批。除学校领导直接交办的事项外，各类请示、报告原则上不得直接报送校领导个人，不能多头报送。

第三十五条 以单位或部门名义向业务对口部门发文，应由单位或部门主管领导签发。

第三十六条 各级领导修改、批阅公文时，不得使用铅笔或普通圆珠笔，要签全姓名，并写明签批时间，以便存档。

第七章  立卷归档

第三十七条公文办理完毕后，应予立卷归档。各单位公文管理人员应根据文书立卷要求，于每年第一季度内，将上年公文的正本、副本、定稿、草稿及有关材料整理好，按档案管理的要求归档。校发、校办发公文由学校办公室负责归档；其他公文由主管单位或档案管理部门负责归档。

第三十八条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，应保证归档公文的齐全、完整，能正确反映学校和各部门的主要工作情况，便于保管和利用。联合办理的公文，应由主办部门立卷、归档。立卷的公文，于其形成的第二年6月底之前移交学校档案馆归档，个人不得保存应归档的公文原件。

第三十九条 无发文字号、没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，可定期销毁。保密公文应退还给学校发文机关进行登记，由专人监督销毁，保证不丢失，不漏销。

第八章  附则

第四十条本办法未规定事项，参照《国家行政机关公文处理办法》执行。

第四十一条 本办法自2007年1月1日起开始执行，由校长办公室负责解释。