文华学院校长办公室是行政综合办事机构，办公室下设五个科室：综合科、秘书科、统计与信息科、校友办公室和综合档案室。校长办公室工作职责包括：

办公室主任工作职责：

1、全面统筹，领导本部门人员完成职能范围内的各项工作；

2、负责组织起草学校综合行政规划、计划、总结、报告和决议等文稿，组织、草拟、审核以学校名义发布的文件；

3、负责组织、会同有关部门共同处理的综合性工作，督促检查各项工作任务的落实情况；

4、围绕学校中心工作，通过调查研究、掌握信息、分析整理，做好上情下达、下情上达工作；

5、负责制订办公室各类人员的岗位职责，组织政治、业务学习以及年终考核工作；

6、完成其它日常工作。

综合科工作职责：

1、协助办公室领导做好公务接待对外联络工作，落实上级部门和有关单位、兄弟院校、专家领导来我校参观、考察、调研等 相关接待和服务工作。

2、负责学校重要会议和重大活动的组织管理、统筹安排与协调服务工作。

3、负责协调校领导出行的相关事务，做好用车、购票、费用报销等服务工作。

4、负责编制办公室年度预算，校领导、办公室各科室办公用品采购及账务报销工作。

5、负责学校各部门印章的更换和刻制。

6、负责做好上级机关和部门下发的各类机要文件的签收、登记、处理、发放等保密工作。

7、完成学校领导和办公室交办的其他工作。

秘书科工作职责：

1、负责协助校长办公室主任起草学校综合行政规划、计划、总结、报告和决议等文稿，组织、草拟、审核以学校名义发布的文件；

2、负责上级文件的收发、送阅、送办、催办；负责下级部门请求、报告、汇报的送批和送阅；

3、负责督促和指导各部门做好文件材料的形成、收集、整理、立卷和归档工作；

4、负责管理学校各类行政印章、介绍信及各类证件的使用、监督工作；

5、负责收集、整理各类会议资料，做好相关会议记录及会议纪要的整理工作；

6、负责校长办公室的信息公开网站建设与完善、更新工作；

7、负责校长信箱的日常处理工作；

8、负责学生证的审核及办理；

9、负责行政楼会议室的日常管理和使用工作；

10、完成校长领导交办的其它工作。

统计与信息科工作职责：

1、认真贯彻执行上级统计报表制度，严格按照国家要求准确及时地完成统计报表、统计数据的上报工作，认真做好校内其他各类统计报表协调统计工作，督促、检查统计工作执行情况；

2、制订统计与信息科工作计划和相关制度管理办法, 组织本科室人员完成职责范围内的工作任务；

3、负责学校统计报表及其他各类数据统计汇总和上报，对科室上报的原始资料应严格检查审核，科学整理、正确计算，保证数据准确、可靠和及时；

4、负责学校各类信息数据建设相关文档、资料的整理及存档；定期做好历史资料和年度资料的整理、积累和汇编工作，保证统计资料的系统性、连续性、完整性和真实性；

5、负责学校办公室网站建设及管理，定期做好信息更新与网站维护；

6、科室工作人员应熟悉本科室职责范围内各项工作任务，形成“补位”工作意识；

7、完成领导交办的其他工作。

校友办公室工作职责:

1、文华学院校友办公室挂靠校长办公室，并在校长办公室指导下，负责学校校友工作方案的制定、实施；

2、制定和完善校友工作各项规章制度；对各校友分会的建设工作进行帮助、指导、培训、检查和督促；

3、制定校友工作年度计划，负责组织召开校友会理事会（1年1次）议以及会员代表大会（5年1次）；

4、完成湖北省民政厅及业务主管单位湖北省教育厅每年年检材料报送；

5、协调学院各部门，推动校友信息的收集、整理以及更新、完善；

6、负责做好校友网站、校友刊物等各种宣传平台的建设、完善工作；负责重点关注校友的联络工作，及时发放校友宣传刊物；

7、负责校友返校、校友聚会、校友分会建立等校友服务的相关工作；

8、完成领导交办的其他工作。

综合档案室工作职责：

1、贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作;

2、拟订本校的档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

3、指导、监督和检查全校各单位文件材料的收集、整理和归档工作；

4、负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

5、编制档案检索工具，编研、出版档案史料，积极开发档案信息资源;

6、组织实施档案信息化建设，开展电子文件归档工作;

7、开展档案的开放和利用工作；

8、建立和健全档案工作网络，开展对全校档案工作人员的业务培训;

9、利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能;

10、开展档案学术研究和交流活动;

11、完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。