机电学部教务办公室团队：厚积薄发，以情系师生为工作宗旨

  有这么一群老师，他们的主战场不是三尺讲台，而是在学生们看不到的地方默默发光发热；有这样一个团队，他们从零开始为方便老师和学生建立起一套独特的建档体系。让我们跟随小编的脚步走进这个特别的老师团体——“机电学部教务办公室团队”。

从零开始，积累经验

  任何一棵参天大树都是从一颗小小的种子发育而来，而机电学部教务办公室的枝繁叶茂也是从零开始，厚积薄发。

  机电学部教务办公室于2008年成立，在学校政策鼓励中，再加上涂敏主任和一众教务老师的不断探索，机电学部教务办公室从最开始的规模初现到评选“优秀教务办公室”时连续五年获此殊荣。连续五年获奖并不是一蹴而就的，而是教务办公室团队成员一次次不断试错总结经验，最终找寻最方便老师学生工作的管理制度体系，更好地服务师生。

 初到教务办公室的老师们也和蹒跚学步的孩童一样，未来的一切对于他们而言都是新鲜事物。面对未知他们勇往直前，一边探索一边积累经验，再将工作中遇到的问题进行梳理，终于在一次次反思、总结、再反思中形成了机电学部的专属风格。为了让学部教学管理更规范、更高效地进行，教务办公室团队耗费两年的时间为《机电学部教学规范化管理指导手册》的编写做准备。又经过一年多时间的修改，这本包含了教师教学管理所需要的方方面面的指导手册终于出现在了我们的面前。这本册子所蕴含的不仅仅是简简单单的指导规范，更多的是教务老师们对工作认真严谨的态度。最终这本册子也不负众望，它的出现大大提高了老师的效率，老师们可以不再为了不清楚的规范而去到处翻看文件，一个指导手册就能解决老师们的问题。教务办公室团队也表示这本指导手册并非一成不变，他们也会随着学校相关政策的改变而不断将它修订完善。

之后，在不断摸索中，教务办公室的老师们发现机电学部的老师和同学经常会用到一些表格。于是为了不让老师学生们将时间都耗费在找表格的格式中，他们决定将师生常用表格编写成文件形式，用目录记录每个文件中对应的表格信息。经过半年时间的完善补充，师生常用表格文件终于编目完毕，根据目录显示去查找所需表格的文件一目了然大大提高了师生的办事效率，这一举措也获得了许多本学部师生的好评。

除此之外，机电学部教务办公室也针对档案管理于2018年编写了机电学部所独有的建档体系。同样这个建档体系也是根据目录上传了包括教务老师内部工作所必需的八种档案以及关于教学专区包含的十五个常用档案。当提及到这种建档方式的想法来源时，涂敏老师解释到因为在工作过程中难免会碰到负责一部分档案的老师休假，但是其他老师找不到档案的情况，在这种情况下团队其他成员如何帮忙分担是个很大的问题，经过一番商讨和尝试之后发现这种按目录存档的方法可以很好地解决资料内部共享问题。这样一来，想找的档案一目了然，其他成员也可以在不打扰休假老师的情况下快速找到所需档案了。

在慢慢积累中，机电学部教务办公室找到了最高效的工作方法，同时这也是他们在评选“优秀教务办公室”的过程中的一大优势。

团队协作，合作共赢

人们很难在暗淡无光的夜空中找到一颗星星，但当很多颗星星同时出现彼此照亮时，我们就很容易发现。一个人的力量远远不足以支撑起一个学部的教务管理工作，只有团队合作互相配合才能取得巨大成就。

机电学部教务办公室团队的每一个成员都有着“当家人”的精神，他们在各自的岗位上发光发热，每个人都有着很强的团队意识和责任心。教务老师的工作不仅无比繁琐，而且还十分枯燥。除此之外，教务老师的工作是不容半点马虎的，因为一丝一毫的差错就有可能导致各种事故的出现，也会耽误很多人的时间。

和很多部门一样，教务办公室也有着自己反思总结的方式，每两周开展一次的例会就是他们总结经验的方式。在例会上，每一位老师会汇报工作完成情况，完成得快的会提供快的思路方法，而完成得慢的也会进行反思并汲取他人经验。就这样在团队成员互相取长补短之下，团队的经验也越来越丰富，同时团队的凝聚力也越来越强了。

对于“简单的事情重复做，重复的事情简单做”这句话的理解，教务办公室团队表示他们需要在不断重复的事情中思考出新的高效的方法去解决它。于是在2021年就开展了团队培训工作，每一位老师都会根据自己所学到的知识点制成PPT在培训会上分享，大家互相学习。分享的老师有的从人文情操去讲解《红楼梦》让大家学习其中不同性格人物的处世原则；有的会从心理疏导的方向为大家缓解压力；还有的会向大家传授Excel表格的使用技巧。因为不同的思想火花之间的碰撞也让团队间的知识越积越多，这些知识也帮助他们的日常工作能够更有效地完成。这些也让团队在评选“优秀教务办公室”中更加有利，同时团队成员也在相互学习中获得了各种荣誉。

面对如今正在展开的教学评估，机电学部办公室团队也是严阵以待。他们整个团队都打起十二分精神，认真对待每一个环节，每天加班到凌晨两三点钟。得益于平时整理档案的规范和团队之间的相互配合，在预评估过程中机电学部教务办公室团队也显得游刃有余。

服务师生，紧扣细节

汪中求说过“细节决定成败”，细节往往是最打动人的。

教务办公室面向的不仅仅是老师，还有学生，这就要求他们能够从细节出发关注学生动态。教务老师对于学生的成绩公布、考试通知、课表排课等等一些事务都要时刻保持着认真严谨的工作态度，也许只是一个小小的细节问题但这却有可能会对学生带来很严重的后果，所以教务老师对细节的要求就变得格外严格。

机电学部教务办公室对于学生异动格外关注，他们会针对异动学生逐个通知谈话并对他们制定培养方案，通知学生补修的具体时间。在考试期间，教务办公室也是格外忙碌，他们会派专人去清点学生人数并督促未到考场的同学。他们对学生的关注会一直延续到学生顺利毕业，而在他们工作过程中也出现了许多优秀案例。有因为退役复学而不合格科目较多的学生，教务老师会单独通知他们考试的时间，也会单独关注他们的学习成绩以便及时通知。也有因为正在服兵役的同学需要申请与同年级同学一起毕业的，但是其中总会遇到老师时间与学生时间错开的情况，而其中的过程都需要教务老师去协调。面对这项工作，老师也会展现出他们的关怀与耐心，一直到学生顺利完成毕业答辩并毕业后，教务老师的工作才算短暂告一段落。在学校督促和教务老师的努力之下，每年异动的学生也逐渐减少直至稳定。每至逢年过节，这些因为教务老师的督促而成功毕业的学生也会给老师发感谢短信，这是学生对老师工作最大的支持。

当谈到对于工作未来规划的时候，教务办公室主任涂敏老师表示未来的工作方向主要是要发展创新，能把一件重复的事做出新意来才是团队的主要发展方向。因为教务办公室人员变动频繁，所以目前机电学部教务办公室也正在筹划对于老师的“新手指南”，也是为了能够让新手老师更快速地适应办公环境以及工作流程来提高工作效率。

一个优秀的团队往往是团队内每个成员共同努力的结果，而机电学部教务办公室团队也是如此。在学校的政策支持中，他们从零开始，慢慢积累经验，从“教书育人”、“管理育人”、“服务育人”三个方面体现出根系师生，服务师生的宗旨。也正是他们对工作细节的把控，对教师学生的人文关怀才使得他们获得多项荣誉。而如今那些荣誉已经成为过去式，但他们却仍能保持初心不断创新，注重工作细节的把控以及对学生的人文关怀，更好地服务师生。